Balance primer año de Administración Electrónica

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Noticia rueda de prensa en web municipal

El 1 de Junio de 2020 el Ayuntamiento de Torrevieja arranca su servicio de Sede Electrónica para dar cumplimiento a la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

El servicio de Plataforma de Administración Electrónica es contratado por el procedimiento de emergencia ante la necesidad de dar respuesta urgente al confinamiento ocasionado por la declaración del estado de alarma debido al Covid-19. Se contrata los servicios de la empresa ESPUBLICO SERVICIOS PARA LA ADMINISTRACIÓN S.A. por un importe anual de 135.862,43€ (IVA incluido). El contrato incluye la consultoría, formación y puesta en marcha de la Sede Electrónica asi como los módulos de:

1. Registro General electrónico

2. Gestión de expedientes

3. Órganos colegiados

4. Notificación electrónica

5. Emisión de certificados electrónicos

La plataforma electrónica, contratada bajo la modalidad de software como servicio, no requiriendo de infraestructura propia más allá de los puestos de trabajo de los trabajadores y un acceso a Internet de calidad, ha mostrado altos niveles de disponibilidad durante el primer año, con apenas caídas del servicio durante el primer año.

Más de 50.000 solicitudes son presentadas en el Registro General en el primer año de andadura de la Sede. Señalar que el 60% son presentadas telemáticamente por Sede por el ciudadano desde el primer día, reduciendo notablemente la obligación anterior de personarse en el Registro General para demandar servicios.

Más de 70.000 expedientes electrónicos son tramitados en el primer año de andadura de la sede de forma electrónica, permitiendo la firma electrónica de los documentos con un mecanismo de firma virtual en la nube que ha reducido los tiempos de tramitación y los desplazamientos inútiles para la recogida de firmas.

A lo largo de los primeros meses del contrato se amplían las prestaciones del módulo de reuniones virtuales (COMUNICA), aumentando el número de salas simultáneas y la grabación y certificación de las mismas, para facilitar las sesiones de órganos colegiados mediante videoconferencia y evitando el colapso del Ayuntamiento al no poder celebrarse reuniones presenciales durante el confinamiento.

En el mes de Julio de 2020 se incorpora un nuevo módulo de gestión de CITA PREVIA, que facilita la reducción de colas del ciudadano en los servicios principales. La puesta en marcha de éste servicio llega a ser todo un desafío, gestionando más de 60 agendas distribuidas en 14 áreas municipales. Desde julio de 2020 hasta la fecha se han atendido 41.397 citas previas de las 57.518 solicitadas.

Más de 140 trámites electrónicos han sido implantados y pueden ser solicitados por sede. Se están revisando todos los procedimientos internos de los distintos departamentos del Ayuntamiento (mediante la colaboración del departamento de Innovación con los departamentos implicados) para simplificarlos y agilizarlos todo lo posible, con la definición de plantillas dentro de Gestiona.

Casi la totalidad de los más de 600 funcionarios y trabajadores del Ayuntamiento han sido incorporados a la plataforma para la realización de trámites.

El papel, ha pasado de ser el soporte de la tramitación administrativa del Ayuntamiento, a prácticamente desaparecer y quedar como un soporte residual.

El despliegue de la plataforma ha sido coordinado desde el Departamento de Innovación y Modernización y cuenta con 3 administradores para garantizar la continuidad del servicio.

El proyecto Transformación Digital de la Ciudad de Torrevieja (https://aslan.es/transformacion-digital-de-la-ciudad-de-torrevieja/ ) ha resultado finalista dentro de la XIII Convocatoria de Premios de Transformación Digital de la asociación @aslan  (https://aslan.es/v18/presentacion/) dentro de la categoría de proyectos de MEJORA DE LA ATENCIÓN CIUDADANA EN AYUNTAMIENTOS.

Otras actuaciones e iniciativas emprendidas tras la puesta en marcha de la sede Electrónica y directamente relacionadas con ésta:

1. Creación del Grupo de Trabajo de Transformación Digital, para coordianar las actuaciones y normas internas que permitan facilitar la transición y mejora continua.

2. El Ayuntamiento se ha incorporado el 1 de Junio de 2021 a la contratación del mantenimiento y copia longeva de la información a través del contrato marco de la Central de Contratación de la Diputación de Alicante, sin embargo, se encuentra tramitando un expediente de mejora y ampliación de servicios no contemplados en dicho contrato marco.

3. El Ayuntamiento ha presentado el 1 de Junio de 2021 su nueva imagen corporativa, contratación supervisada por Innovación y modernización y por el gabinete de Prensa.

4. El teletrabajo, es una realidad hoy día en el Ayuntamiento, en todos aquellos puestos de trabajo que la naturaleza del mismo lo permite.

5. Se han distribuidos tabletas inteligentes entre los concejales y miembros de la Corporación que lo han requerido, para posibilitar la realización de plenos telemáticos y otras sesiones de órganos colegiados.

6. La licitación electrónica lleva implantada 1 año y en las próximas semanas se va a realizar de forma integrada con la Sede.

7. El Ayuntamiento afronta la necesidad de renovar el parque informático existente, demostrado obsoleto o inapropiado un muchos de los puestos de trabajo, para lo que se está tramitando un expediente para la adquisición de puestos de trabajo renovados basados en portátil.

8. La renovación de la página web del Ayuntamiento www.torrevieja.es ha sido adjudicada y se espera disponer de la nueva web en 3 meses (Septiembre 2021). La nueva web contará con traducción automática al valenciano, inglés y ruso, un diseño renovado e incorporación de nuevos servicios con un diseño adaptable al dispositivo del usuario para satisfacer la realidad que el 90% de los accesos a la web hoy día se realizan desde dispositivo móvil inteligente. Contará asimismo con las mejoras de gestión de quejas y sugerencias.

9. La renovación del sistema informático que gestiona el Padrón Municipal de Habitantes está en trámite (pliego técnico disponible, redactando el pliego administrativo) y permitirá agilizar la gestión del mismo y su integración con la Sede para la solicitud de certificados y emisión automática de los mismos.

10. Mejora de la red Wifi en el edificio principal del Ayuntamiento y el Palacio de Deportes, con ampliación de la cobertura, mejora de velocidad y sistema de gestión integrada en la nube.

11. Adquisición de una pantalla táctil de 65” para el salón de plenos que permita la realización de videoconferencias de forma mixta (presencial y remota), así como apertura de plicas con público en los procedimientos de contratación.